Häufige Fehler in Schweizer Dokumenten

1. Verwaltungspauschale über 3 %

Laut dem Bundesamt für Wohnungswesen (BWO) und mehreren kantonalen Urteilen ist eine Verwaltungspauschale von höchstens 3 % der Nebenkosten zulässig. In der Praxis tauchen aber regelmässig 4 %, 5 % oder sogar 6 % auf — oft unauffällig als „Verwaltung" oder „Abrechnungsaufwand" benannt.

2. Reparaturen als Nebenkosten getarnt

Reparaturen sind Sache des Eigentümers (Art. 257b OR) und dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden. Trotzdem tauchen sie regelmässig versteckt unter Bezeichnungen wie „Wartung", „Service" oder „Instandhaltung" auf. Klassische Beispiele: ausgetauschte Heizungsteile, Reparatur der gemeinsamen Waschmaschine oder Ausbesserungsarbeiten im Treppenhaus.

3. Positionen, die nicht im Mietvertrag vereinbart sind

Nebenkosten dürfen nur dann verrechnet werden, wenn sie einzeln und konkret im Mietvertrag aufgeführt sind (Art. 257a Abs. 2 OR). Ein pauschaler Verweis auf AGB oder „allgemein übliche Nebenkosten" reicht gemäss Bundesgericht nicht. Ein Klassiker: Der Vertrag erwähnt nur „Heizkosten" — die Abrechnung enthält aber auch Warmwasser. Das ist unzulässig.

4. Falscher Verteilschlüssel

Der Verteilschlüssel — meist nach Wohnfläche oder nach Anzahl Personen — ist oft fehleranfällig. Plausibilitätscheck: Wohnfläche geteilt durch Gesamtfläche des Gebäudes ergibt den Anteil. Weicht der in der Abrechnung ausgewiesene Anteil stark davon ab, liegt häufig ein Rechen- oder Übertragungsfehler vor.

5. Leerstandskosten umgelegt

Steht eine Wohnung im Haus leer, trägt der Vermieter die darauf entfallenden Nebenkosten selbst. Sie dürfen nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden. In der Praxis passiert das trotzdem — erkennbar daran, dass der Verteilschlüssel nicht 100 % ergibt oder leerstehende Wohnungen einfach „mitgezählt" werden.

1. Die Zufriedenheits-Skala

In der HR-Praxis — ursprünglich aus Deutschland übernommen und auch in der Schweiz weit verbreitet — werden bestimmte Formulierungen wie eine Notenskala interpretiert. Das ist keine gesetzlich verbindliche Skala, aber in vielen Schweizer Unternehmen ist diese Konvention präsent. Die sechs üblichen Stufen:

• • „Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" — Note 1 (sehr gut)
• • „Stets zu unserer vollen Zufriedenheit" — Note 2 (gut)
• • „Zu unserer vollen Zufriedenheit" — Note 3 (befriedigend)
• • „Zu unserer Zufriedenheit" — Note 4 (ausreichend)
• • „Im Grossen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit" — Note 5 (mangelhaft)
• • „Hat sich bemüht, die Aufgaben zu erledigen" — Note 6 (ungenügend)

Viele Zeugnisse bewegen sich unbemerkt im mittleren Bereich, obwohl der Arbeitgeber mündlich von „guten Leistungen" gesprochen hat.

2. Auffällige Auslassungen

In der Zeugnissprache ist oft das wichtig, was nicht gesagt wird. Fehlt etwa die ausdrückliche Bestätigung von Ehrlichkeit, Zuverlässigkeit oder einwandfreiem Sozialverhalten, ist das ein Warnsignal. Zu den Pflicht-Inhalten gehören: persönliche Daten, Anstellungsdauer, Position, Aufgaben, Leistung, Sozialverhalten und — im Vollzeugnis — der Beendigungsgrund.

3. Verdächtige Formulierungen

Einige Formulierungen werden in Fachkreisen als Codes interpretiert und können bei erfahrenen Personalverantwortlichen negative Assoziationen auslösen. Diese Interpretationen sind nicht rechtlich verbindlich, aber in der HR-Praxis weit verbreitet:

• • „Zeigte Verständnis für seine Arbeit" — wird oft als Hinweis auf fehlende Leistung gelesen.
• • „Bemühte sich stets, seine Aufgaben zu erfüllen" — klingt engagiert, wird aber als Schwäche interpretiert.
• • „Trug zur Verbesserung des Arbeitsklimas bei" — kann auf häufige Kritik des ursprünglichen Klimas hindeuten.
• • „War ein geselliger Mitarbeiter" — wird in Fachkreisen teilweise als Code gelesen, ist aber kein Automatismus.

4. Falscher Wohlwollens-Tonfall

Art. 330a OR verlangt, dass das Zeugnis wohlwollend formuliert ist — aber nicht überschwänglich. Eine „Heiligenbeschreibung" mit lauter Superlativen wirkt unglaubwürdig und kann bei erfahrenen Personalern genau so negativ ankommen wie eine unterschwellige Abwertung.

5. Fehlende Schlussformel

Professionelle Zeugnisse enden mit einer dreiteiligen Schlussformel: Dank für die Arbeit, Bedauern über das Ausscheiden und guten Wünschen für die Zukunft. Fehlt einer dieser Teile — oder ist die Formel extrem knapp — fällt das Personalverantwortlichen sofort auf.