Viele Nebenkostenabrechnungen enthalten eine Position «Verwaltungshonorar» oder «Verwaltungsaufwand». Grundsätzlich ist diese Pauschale zulässig, aber nur in einem klar begrenzten Rahmen. Wer mehr als 3 % verrechnet bekommt, zahlt zu viel.
Was sagt das Gesetz?
Gemäss Art. 4 Abs. 3 VMWG darf der Vermieter eine Pauschale für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung verrechnen. Diese deckt den administrativen Aufwand, die Abrechnung zu erstellen, nicht die allgemeinen Verwaltungskosten der Liegenschaft.
Das ist ein wichtiger Unterschied: Die Verwaltung einer Liegenschaft (Miete kassieren, Mieter verwalten, Kommunikation) ist Sache des Vermieters und darf nicht als Nebenkosten abgerechnet werden.
Die 3 %-Grenze bei den übrigen Nebenkosten
Mehrere kantonale Gerichtsentscheide (Luzern, Basel, St. Gallen) und eine Mitteilung des Bundesamts für Wohnungswesen (BWO) haben klargestellt: Ortsüblich sind als Richtwert höchstens 3 % der übrigen Nebenkosten (ohne Heizung/Warmwasser).
Beispielrechnung:
- Übrige Nebenkosten (ohne Heizung/Warmwasser): CHF 3'000 pro Jahr
- Maximal zulässige Pauschale: CHF 90 pro Jahr (3 %)
- Häufig verrechnet: 4 % = CHF 120, zu viel
- Extreme Fälle: 5–6 % = CHF 150–180, klar unzulässig
Ausnahme: Heizung & Warmwasser
Nach Art. 5 VMWG dürfen bei Heizung und Warmwasser die sämtlichen tatsächlichen Verwaltungskosten weiterverrechnet werden, nicht nur eine 3 %-Pauschale.
Dazu zählen: Lohnkosten für die Sachbearbeitung, Ablesung der Heizkostenverteiler, Abrechnungssysteme, externe Heizkostenabrechnungsdienste. Die Kosten müssen jedoch konkret nachgewiesen werden (nicht pauschal geschätzt), Belegeinsicht verlangen.
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Wie Sie selbst nachrechnen
Suchen Sie auf Ihrer Abrechnung die Position «Verwaltungshonorar», «Verwaltungsaufwand» oder ähnlich.
- Notieren Sie den Betrag der Pauschale.
- Notieren Sie die Gesamtsumme der übrigen Nebenkosten (ohne die Pauschale selbst, ohne Heizung/Warmwasser).
- Teilen Sie die Pauschale durch die Gesamtsumme.
- Multiplizieren Sie mit 100 = Prozentsatz.
Beispiel: Pauschale CHF 135, übrige Nebenkosten CHF 3'000. Rechnung: 135 ÷ 3'000 × 100 = 4.5 %. Das ist über der 3 %-Grenze , anfechtbar.
Was wenn die Pauschale zu hoch ist?
- Nachweis verlangen. Behauptet Ihre Verwaltung, 4–5 % seien ortsüblich, verlangen Sie den Nachweis. In der Regel gibt es keinen.
- Schriftlich beanstanden. Siehe Anleitung zum Beanstanden.
- Zurückfordern. Sie können die Differenz bis zu 3 Jahre rückwirkend zurückfordern. Siehe Nebenkosten zurückfordern.
Verwaltungskosten in der Nebenkostenabrechnung, was ist gemeint?
Auf Abrechnungen steht die Position unter vielen Namen: Verwaltungshonorar, Verwaltungskosten, Verwaltungspauschale, Abrechnungshonorar, «Honorar HK/NK» oder schlicht «Honorar». Gemeint ist immer dasselbe: der Aufwand für das Erstellen der Nebenkostenabrechnung. Nur dieser ist nach Art. 4 Abs. 3 VMWG überwälzbar.
Wichtig ist die Abgrenzung: Das Verwaltungshonorar ist NUR der administrative Aufwand für die Abrechnung selbst. Nicht abrechnen darf der Vermieter:
- Allgemeine Verwaltungskosten der Liegenschaft
- Mietersuche, Vertragsverwaltung
- Buchhaltung des Vermieters
- Kosten für Rechtsstreitigkeiten
Diese gehören zum Geschäftsrisiko des Vermieters.
Mehrere Honorar-Zeilen auf einer Abrechnung
Häufig steht das Honorar nicht einmal, sondern mehrfach auf der Abrechnung, etwa als «Honorar Heizkosten», «Honorar Nebenkosten» und «Honorar Kehricht», jeweils zusätzlich mit Mehrwertsteuer. Das ist für sich genommen kein Fehler, solange jede Zeile sich auf ihren eigenen Kostenblock bezieht und die Summe aller Honorare im üblichen Rahmen bleibt.
Die Mehrwertsteuer auf dem Honorar ist kein eigenständiger Posten, über den man streiten müsste. Sie gehört zur tatsächlichen Aufwendung und ist damit überwälzbar, sofern das Honorar selbst zulässig ist. Ist das Honorar zu hoch, ist die darauf berechnete Mehrwertsteuer im gleichen Verhältnis zu kürzen.
Rechnen Sie deshalb nicht Zeile für Zeile, sondern alle Honorare zusammen gegen die gesamten Nebenkosten. Solange sich jede Zeile auf ihren eigenen, klar abgegrenzten Kostenblock bezieht, ergibt die Summe wieder denselben Prozentsatz. Problematisch wird es, wenn eine Zeile auf die Gesamtkosten berechnet wird und weitere Zeilen zusätzlich auf einzelne Blöcke daraus, denn dann wird derselbe Aufwand zweimal verrechnet.
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