Viele Nebenkostenabrechnungen enthalten eine Position «Verwaltungshonorar» oder «Verwaltungsaufwand». Grundsätzlich ist diese Pauschale zulässig — aber nur in einem klar begrenzten Rahmen. Wer mehr als 3 % verrechnet bekommt, zahlt zu viel.
Was sagt das Gesetz?
Gemäss Art. 4 VMWG darf der Vermieter eine Pauschale für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung verrechnen. Diese deckt den administrativen Aufwand, die Abrechnung zu erstellen — nicht die allgemeinen Verwaltungskosten der Liegenschaft.
Das ist ein wichtiger Unterschied: Die Verwaltung einer Liegenschaft (Miete kassieren, Mieter verwalten, Kommunikation) ist Sache des Vermieters und darf nicht als Nebenkosten abgerechnet werden.
Die 3 %-Grenze bei den übrigen Nebenkosten
Mehrere kantonale Gerichtsentscheide (Luzern, Basel, St. Gallen) und eine Mitteilung des Bundesamts für Wohnungswesen (BWO) haben klargestellt: Ortsüblich sind höchstens 3 % der Nebenkostensumme.
Beispielrechnung:
- Nebenkostensumme: CHF 3'000 pro Jahr
- Maximal zulässige Pauschale: CHF 90 pro Jahr (3 %)
- Häufig verrechnet: 4 % = CHF 120 — zu viel
- Extreme Fälle: 5–6 % = CHF 150–180 — klar unzulässig
Ausnahme: Heizung & Warmwasser
Nach Art. 5 VMWG dürfen bei Heizung und Warmwasser die sämtlichen tatsächlichen Verwaltungskosten weiterverrechnet werden — nicht nur eine 3 %-Pauschale.
Dazu zählen: Lohnkosten für die Sachbearbeitung, Ablesung der Heizkostenverteiler, Abrechnungssysteme, externe Heizkostenabrechnungsdienste. Die Kosten müssen jedoch konkret nachgewiesen werden (nicht pauschal geschätzt) — Belegeinsicht verlangen.
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Abrechnung jetzt prüfen lassenEine zu hohe Verwaltungspauschale wirkt sich Jahr für Jahr aus — bereits 1 % über der ortsüblichen Höchstgrenze von 3 % summiert sich über die Mietdauer.
Wie Sie selbst nachrechnen
Suchen Sie auf Ihrer Abrechnung die Position «Verwaltungshonorar», «Verwaltungsaufwand» oder ähnlich.
- Notieren Sie den Betrag der Pauschale.
- Notieren Sie die Gesamtsumme der übrigen Nebenkosten (ohne die Pauschale selbst, ohne Heizung/Warmwasser).
- Teilen Sie die Pauschale durch die Gesamtsumme.
- Multiplizieren Sie mit 100 = Prozentsatz.
Beispiel: Pauschale CHF 135, übrige Nebenkosten CHF 3'000. Rechnung: 135 ÷ 3'000 × 100 = 4.5 %. Das ist über der 3 %-Grenze — anfechtbar.
Was wenn die Pauschale zu hoch ist?
- Nachweis verlangen. Behauptet Ihre Verwaltung, 4–5 % seien ortsüblich, verlangen Sie den Nachweis. In der Regel gibt es keinen.
- Schriftlich beanstanden. Siehe Anleitung zum Beanstanden.
- Zurückfordern. Sie können die Differenz bis zu 3 Jahre rückwirkend zurückfordern. Siehe Nebenkosten zurückfordern.
Unterscheidung zu anderen Verwaltungskosten
Das Verwaltungshonorar ist NUR der administrative Aufwand für die Abrechnung selbst. Nicht abrechnen darf der Vermieter:
- Allgemeine Verwaltungskosten der Liegenschaft
- Mietersuche, Vertragsverwaltung
- Buchhaltung des Vermieters
- Kosten für Rechtsstreitigkeiten
Diese gehören zum Geschäftsrisiko des Vermieters.
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