Habe ich Anspruch auf eine detaillierte Nebenkostenabrechnung?

Ja. Die Abrechnung muss so aufgebaut sein, dass Sie nachvollziehen können, welche Kosten angefallen sind und wie Ihr Anteil daraus entsteht. Zusätzlich haben Sie Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege, also in die Rechnungen und Verträge, die den Positionen zugrunde liegen (Art. 257b Abs. 2 OR). Die Einsicht ist kostenlos, und Sie müssen sie nicht begründen.

Wie verlange ich eine Aufschlüsselung der Nebenkosten?

Schriftlich bei der Verwaltung oder Vermieterschaft, mit Angabe der Abrechnungsperiode und der Positionen, die Sie nicht nachvollziehen können. Setzen Sie eine Frist von 30 Tagen und behalten Sie sich ausdrücklich vor, die Abrechnung nach Erhalt der Unterlagen zu beanstanden. Senden Sie das Schreiben so, dass Sie den Versand belegen können, am besten per E-Mail mit Lesebestätigung oder als eingeschriebener Brief.

Was ist ein Sammelposten und darf die Verwaltung so abrechnen?

Ein Sammelposten fasst mehrere Kostenarten unter einem Titel zusammen, etwa «Übrige Betriebskosten» oder «Allgemeine Kosten». Zulässig sind nur Positionen, die im Mietvertrag vereinbart sind (Art. 257a Abs. 2 OR), und nur in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen (Art. 257b Abs. 1 OR). Ein Sammelposten macht beides unprüfbar und ist darum immer ein berechtigter Anlass, eine Aufschlüsselung zu verlangen.

Muss ich die Nachzahlung bezahlen, solange die Aufschlüsselung fehlt?

Die Aufforderung zur Aufschlüsselung hält die Zahlungspflicht nicht automatisch an. Rechtlich saubere Vorgehensweise: unter Vorbehalt bezahlen und das schriftlich festhalten. So vermeiden Sie eine Mahnung oder im Extremfall eine Kündigung wegen Zahlungsrückstands und verlieren trotzdem keine Ansprüche. Zahlungsverweigerung ist nur in engen Grenzen sinnvoll.

Was tun, wenn die Verwaltung nicht reagiert?

Setzen Sie eine kurze zweite Frist und weisen Sie auf Ihren Anspruch nach Art. 257b Abs. 2 OR hin. Bleibt es dabei, führt der Weg zur Schlichtungsbehörde Ihres Kantons. Das Verfahren ist in Mietsachen kostenlos und Sie brauchen keinen Anwalt. Eine Abrechnung, die nicht nachvollziehbar ist und deren Grundlagen auch auf Verlangen nicht offengelegt werden, steht dort schlecht da.

Wie lange habe ich Zeit, eine Aufschlüsselung zu verlangen?

Für das Einsichtsrecht gibt es keine kurze Verwirkungsfrist. Forderungen aus dem Mietverhältnis verjähren in fünf Jahren, Sie können also auch ältere Abrechnungen noch aufarbeiten. Je früher, desto besser: Belege sind frisch verfügbar und die Verwaltung erinnert sich. Eine Klausel im Mietvertrag, die Beanstandungen nach 30 Tagen ausschliesst, ist nicht unbesehen gültig.

Nebenkosten aufschlüsseln lassen: Anspruch, Vorgehen, Musterbrief

Die meisten Nebenkostenabrechnungen sind nicht falsch, sie sind unvollständig. Positionen wie «Übrige Betriebskosten», «Allgemeine Kosten» oder «Serviceabonnemente» stehen mit einem Betrag da und ohne alles andere: ohne Aufstellung, was darin enthalten ist, ohne Beleg, dass die Kosten so angefallen sind, und ohne Hinweis darauf, dass die Position überhaupt vereinbart wurde. Solange das so ist, können Sie die Abrechnung nicht prüfen. Und genau dagegen gibt Ihnen das Gesetz ein Mittel in die Hand.

Worum es hier geht

Nicht darum, einen Fehler zu beweisen. Sondern darum, die Unterlagen zu bekommen, mit denen sich überhaupt beurteilen lässt, ob einer vorliegt. Das ist der erste und oft der einzige nötige Schritt, und er ist in den meisten Fällen unaufgeregt: eine schriftliche Bitte, eine Frist, ein Vorbehalt.

Woran Sie erkennen, dass eine Aufschlüsselung nötig ist

Die Frage ist nicht, ob eine Position hoch ist, sondern ob Sie sie nachrechnen können. Typische Anlässe:

Sammelposten. «Übrige Betriebskosten», «Allgemeine Kosten», «Diverses», «Betriebskosten übrige». Ein Titel, der nicht sagt, was gekauft wurde.
Serviceabonnemente. Lift, Heizung, Lüftung, Waschmaschine. Hier entscheidet der Vertragsinhalt darüber, ob die Kosten überhaupt auf die Mieterschaft gehören, denn reine Wartung ist in der Regel umlagefähig, enthaltene Reparaturen sind es nicht. Ohne den Servicevertrag ist das nicht beurteilbar.
Pauschalen statt Aufwand. Runde Beträge, die Jahr für Jahr gleich bleiben, obwohl abgerechnet und nicht pauschaliert wird. Verrechnet werden dürfen nur tatsächliche Aufwendungen (Art. 257b Abs. 1 OR).
Verwaltungskosten ohne Grundlage. Ein Prozentsatz ohne Angabe, worauf er gerechnet wurde, oder ein Betrag, der sich aus der Abrechnung nicht ableiten lässt. Mehr dazu auf der Seite zum Verwaltungshonorar.
Positionen, die im Mietvertrag fehlen. Steht eine Kostenart nicht im Vertrag, ist sie nicht geschuldet (Art. 257a Abs. 2 OR). Fehlt Ihnen der Vertrag oder ist er unklar, gehört auch das in die Aufforderung.
Sprünge gegenüber dem Vorjahr. Eine Position, die sich verdoppelt, ohne dass sich etwas geändert hat, braucht eine Erklärung, nicht gleich einen Vorwurf.

Sie müssen die auffälligen Positionen nicht selbst heraussuchen. Laden Sie Abrechnung und Mietvertrag hoch, die kostenlose Vorprüfung markiert sie und formuliert daraus den Brief.

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Ihr Anspruch, in zwei Sätzen Gesetz

Art. 257b Abs. 1 OR hält fest, dass Nebenkosten die tatsächlichen Aufwendungen der Vermieterschaft sind. Nicht geschätzte, nicht gerundete, nicht pauschal angenommene, sondern die, die wirklich angefallen sind.

Art. 257b Abs. 2 OR gibt Ihnen das Mittel, das zu überprüfen: Sie dürfen in die Belege Einsicht nehmen. Gemeint sind die Originalrechnungen, Verträge und Abrechnungen Dritter, nicht eine weitere Zusammenstellung der Verwaltung. Die Einsicht ist kostenlos, Sie müssen sie nicht begründen, und Sie dürfen Kopien oder Fotos der relevanten Stellen machen.

Dazu kommt Art. 257a Abs. 2 OR: Nebenkosten sind nur geschuldet, wenn sie besonders vereinbart sind. Diese drei Bestimmungen sind der ganze rechtliche Unterbau. Sie brauchen keine weiteren, und Sie sollten keine weiteren behaupten, denn falsch zitiertes Recht ist das Erste, was eine Verwaltung in Ihrem Schreiben findet.

So verlangen Sie die Aufschlüsselung, Schritt für Schritt

Schritt 1: Die Positionen benennen

Nicht «die Abrechnung ist unklar», sondern Position für Position mit Name und Betrag, und je ein Satz dazu, was daran nicht nachvollziehbar ist. Eine Verwaltung, die eine konkrete Liste erhält, antwortet anders als eine, die einen allgemeinen Unmut erhält.

Schritt 2: Beides verlangen, Aufstellung und Belege

Die detaillierte Aufstellung sagt Ihnen, woraus sich ein Sammelposten zusammensetzt. Die Belege sagen Ihnen, ob die Zahlen stimmen. Verlangen Sie beides in einem Schreiben, sonst folgt ein zweiter Durchgang. Bei Serviceabonnementen verlangen Sie ausdrücklich den Vertrag selbst, denn dort steht der Leistungsumfang.

Schritt 3: Frist setzen, 30 Tage

Eine Frist macht aus einer Bitte einen Vorgang mit Datum. 30 Tage sind angemessen und werden selten bestritten. Notieren Sie den Versandtag.

Schritt 4: Den Vorbehalt nicht vergessen

Der wichtigste Satz des ganzen Schreibens: dass Sie sich vorbehalten, die Abrechnung nach Erhalt der Unterlagen zu beanstanden. Ohne diesen Vorbehalt kann Ihr höfliches Nachfragen später als Anerkennung gelesen werden. Mit ihm bleibt alles offen.

Schritt 5: Unter Vorbehalt zahlen, wenn eine Frist läuft

Verlangt die Abrechnung eine Nachzahlung mit Termin, zahlen Sie fristgerecht und schreiben dazu, dass die Zahlung unter Vorbehalt der Prüfung erfolgt. Das kostet Sie nichts und nimmt der Gegenseite das stärkste Druckmittel. Wann eine Verweigerung ausnahmsweise trägt, steht unter Nachzahlung verweigern.

Der Brief, kostenlos und fertig formuliert

Diesen Brief müssen Sie nicht selbst schreiben. Nach der kostenlosen Vorprüfung erstellt pruefenlassen.ch ihn automatisch: mit Ihren Positionen, Ihren Beträgen, der jeweiligen Begründung, der Frist, dem Vorbehalt und den richtigen Gesetzesverweisen. Sie können ihn kopieren oder als PDF herunterladen, und er ist in beiden Fällen gratis. Es gibt dafür kein Konto, keine Zahlung und keine Wartezeit.

Der Ablauf von Ihrer Seite her:

Hochladen. Abrechnung und Mietvertrag auf pruefenlassen.ch/nebenkosten. Belege und Serviceverträge können Sie gleich mitgeben, wenn Sie sie schon haben.
Kostenlose Vorprüfung. Sie sehen, welche Positionen auffällig sind und warum.
Aufschlüsselungsbrief. Erscheint automatisch, sobald es einen Anlass gibt. Kopieren oder als PDF laden, unterschreiben, abschicken.
Wenn die Unterlagen eintreffen. Laden Sie sie zusammen mit der Abrechnung und dem Mietvertrag erneut über pruefenlassen.ch/nebenkosten hoch. Dann wird jede Position gegen den Beleg und gegen den Vertrag geprüft, und aus «nicht nachvollziehbar» wird ein Ergebnis.

Was passiert, nachdem Sie den Brief abgeschickt haben

In den meisten Fällen kommt eine Antwort, und mit ihr klärt sich das Bild in eine von drei Richtungen.

Die Aufstellung erklärt alles. Dann war die Abrechnung in Ordnung und Sie wissen es jetzt, statt es zu hoffen. Das ist ein gutes Ergebnis, nicht ein verlorenes.
Die Aufstellung zeigt einen Fehler. Eine nicht vereinbarte Position, ein Betrag über dem Beleg, ein falscher Schlüssel. Jetzt geht es ums Beanstanden und gegebenenfalls ums Zurückfordern.
Es kommt nichts oder nur eine Ausrede. Eine Verwaltung, die die Einsicht verweigert, verschlechtert ihre eigene Lage. Nach einer zweiten kurzen Frist steht Ihnen die Schlichtungsbehörde offen, kostenlos und ohne Anwalt.

Rechnen Sie nicht mit Streit. Die Aufforderung zur Aufschlüsselung ist der normalste Vorgang im Mietrecht, Verwaltungen bearbeiten sie routinemässig, und sie ist kein Vorwurf. Ein sachlicher Brief bekommt eine sachliche Antwort.

Drei Fehler, die den Brief entwerten

Zu viel behaupten. Wer schreibt, eine Position sei unzulässig, obwohl er den Mietvertrag nicht geprüft hat, gibt der Gegenseite einen leichten Punkt. Fragen Sie, was Sie nicht wissen, und behaupten Sie nur, was Sie belegen können.

Die Schlichtungsbehörde zu früh erwähnen. Eine Drohung im ersten Schreiben verschiebt den Ton, bevor überhaupt etwas Streitiges vorliegt. Sie verlieren nichts, wenn Sie sie weglassen, und sie steht Ihnen danach immer noch offen.

Den Vorbehalt vergessen. Der eine Satz, der alles offen hält. Er fehlt in fast jedem selbst geschriebenen Brief, den ich sehe.

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Nebenkosten aufschlüsseln lassen: Sie müssen die Abrechnung nicht glauben.